Digitalisering Klinisch Wetenschappelijk Onderzoek

Digitalisering is niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Ook bij het opzetten en uitvoeren van medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (klinisch onderzoek) speelt digitalisering een grote rol. Zo maken steeds meer ziekenhuizen gebruik van een geïntegreerd Elektronisch Patiënten Dossier (EPD), hetgeen gevolgen heeft voor het controleren van de brondata voor het onderzoek. Echter naast het EPD zijn er bij klinisch wetenschappelijk onderzoek ook andere uitdagingen als gevolg van digitalisering. De werkgroep Digitalisering Klinisch Wetenschappelijk Onderzoek (DKWO, voorheen de werkgroep EPD), richt zich op de toepassingen van digitalisering bij klinisch wetenschappelijk onderzoek en onderzoekt wat de gevolgen en de mogelijkheden zijn.

De leden van de werkgroep zijn vertegenwoordigers van alle betrokken partijen (ACRON, NFU, STZ, CCMO, Vereniging Innovatieve Geneesmiddelen en het Platform Onderzoekersnetwerken), waardoor een constructieve samenwerking mogelijk is bij het uitvoeren van de projecten.

Projecten van de werkgroep:

EPD

Bij gebruik van een EPD in een ziekenhuis is de brondocumentatie van onderzoeksdata ook steeds vaker in een EPD terug te vinden. Het is belangrijk dat ook met het gebruik van een EPD de patiëntenrechten, de veiligheid van proefpersonen en de kwaliteit van de data voor klinisch wetenschappelijk onderzoek gewaarborgd blijven. Het is de taak van de werkgroep om te inventariseren of het gebruik van de EPD’s voldoet aan de eisen die gesteld worden aan de uitvoering van klinisch wetenschappelijk onderzoek. Indien nodig doen de leden van de werkgroep voorstellen voor verbetering, zodat het gebruik van EPD’s niet belemmerend werkt bij het uitvoeren en controleren van klinisch wetenschappelijk onderzoek.

Stappenplan toegang monitoren tot EPD

Eén van de eerste projecten waar de werkgroep zich voor heeft ingezet is het verkrijgen van toegang tot het EPD voor het monitoren van onderzoek door vertegenwoordigers van opdrachtgevers. De procedures in de verschillende ziekenhuizen voor het verkrijgen van toegang tot de brondata leidde in het verleden nogal eens tot vertraging. Dit is een onwenselijke situatie vanwege het grote belang van up-to-date monitoring.

De DCRF werkgroep EPD heeft in 2016, in samenwerking met de Autoriteit Persoonsgegevens, een manier van werken ontwikkeld waarbij de monitor door middel van het tonen van een opdrachtbrief en zijn of haar identiteitsbewijs toegang kan krijgen tot patiëntgegevens voor de betreffende studie, zonder daarvoor verdere geheimhoudingsverklaringen of overeenkomsten te moeten tekenen. De Clinical Trial Agreement template voorziet sinds begin 2018 in een passage (art. 6.3) waarin deze nieuwe uniforme werkwijze is opgenomen.

De werkwijze geldt voor alle gebruikte EPD systemen in Nederland en is gebaseerd op een best practice, die door de leden van de werkgroep EPD is uitgewerkt tot een uniforme manier van werken. De opdrachtbrief is opgesteld in samenwerking met de Autoriteit Persoonsgegevens. Juristen van een aantal academische centra hebben de procedure getoetst aan de geldende wet- en regelgeving, en de procedure in 2018 opnieuw tegen het licht gehouden in verband met de invoering van de AVG.

Alle partijen die deze manier van werken moeten beoordelen (IGZ, Autoriteit Persoonsgegevens, CCMO) staan achter deze procedure en pleiten voor implementatie ervan in alle ziekenhuizen.

Het stappenplan beschrijft de uniforme werkwijze. In een notendop:

  • De opdrachtgever (geneesmiddelenontwikkelaar of CRO) stelt een opdrachtbrief voor de monitor op. De werkgroep EPD heeft hier een template voor ontwikkeld, die hier beschikbaar is.
  • De monitor neemt deze opdrachtbrief alsmede een origineel, geldig identiteitsbewijs (ID-kaart, paspoort of rijbewijs) mee naar het ziekenhuis en toont deze aan de betreffende functionaris.
  • De monitor hoeft geen aparte geheimhoudingsverklaring te tekenen, dit is al in de Clinical Trial Agreement en opdrachtbrief geregeld. Het ziekenhuis kan volstaan met het controleren van de identiteit van de monitor aan de hand van het identiteitsbewijs. Hiervan mag geen kopie worden gemaakt; wel mag de opdrachtbrief gekopieerd worden.
  • De monitor krijgt alleen inzagerecht voor de patiënten die deelnemen aan de betreffende studie.

Met deze werkwijze is een snelle en veilige EPD-toegang voor de monitor vereenvoudigd en hoeft de monitoring geen vertraging meer op te lopen. De werkgroep adviseert alle partijen dringend om deze werkwijze te volgen.

Kwaliteit elektronische systemen van brondocumentatie

De elektronische systemen waarin brondata voor klinisch onderzoek zijn opgeslagen moeten voldoen aan standaard vereisten. De huidige situatie is dat iedere opdrachtgever een eigen vragenlijst heeft ontwikkeld om deze vereisten te toetsen. Deze vragenlijsten moeten bij iedere klinische studie door de uitvoerende afdeling van het ziekenhuis worden ingevuld. Dit leidt tot veel overbodig werk, doordat iedere vragenlijst net iets anders is en dit ook telkens opnieuw moet worden ingevuld.

De werkgroep streeft naar uniformiteit in de beoordeling van de elektronische systemen met betrekking tot brondocumentatie, zodat ieder ziekenhuis eenmalig een vragenlijst beantwoordt en beschikbaar kan stellen aan alle opdrachtgevers. eClinical forum, een wereldwijd netwerk van research professionals, heeft een online vragenlijst opgesteld dat hiervoor gebruikt kan worden: de eSRA (eSource Readiness Assessment Tool). De eSRA is goedgekeurd door de EMA en de FDA en is hier voor iedereen gratis te vinden. Martijn Griep heeft als co-auteur een artikel geschreven over de eSRA en de waarde ervan.

De werkgroep EPD streeft naar implementatie van de eSRA op drie niveaus:

De leveranciers van de elektronische systemen vullen het gedeelte m.b.t. technische vereisten van de eSRA in. De ziekenhuizen vullen een ander gedeelte in, dat betrekking heeft op processen en procedures in de betreffende ziekenhuizen. De opdrachtgevers/bedrijven aanvaarden het gebruik van de eSRA als vervanging van hun eigen vragenlijsten.

Op de lange termijn streeft de werkgroep ernaar dat een onderzoekssite het formulier slechts éénmalig hoeft in te vullen en dat dit formulier kan worden aangereikt aan alle opdrachtgevers van klinisch onderzoek. Door de werkgroep is reeds een proefproject opgestart in drie grote ziekenhuizen waarbij hun EPD systemen zijn getoetst aan de hand van de eSRA. Dit proefproject is uitgevoerd in het Martini Ziekenhuis te Groningen, Universitair Medisch Centrum Utrecht en Radboudumc te Nijmegen. Ellen Rusch, medewerker van het wetenschappelijk instituut van het Martini Ziekenhuis, deelt haar ervaringen in het volgende artikel dat verschenen is op de website van de eClinical Forum.

Papierloos werken

De wens om papierloos te kunnen werken wordt steeds groter, zowel binnen de ziekenhuizen als bij de CRO’s en de farmaceutische bedrijven. In de praktijk blijkt echter dat bij clinical trials papierloos werken nog nauwelijks wordt toegepast. De werkgroep richt zich de komende tijd op de mogelijkheden van papierloos werken bij klinisch onderzoek.

Elektronische Investigator Site File

Alle belangrijke documenten verkregen voor, tijdens en na de klinische studie moeten bewaard worden in een trial master file. Deze verzameling van documenten moet het mogelijk maken om na afsluiten van de klinische studie deze te kunnen valideren, de kwaliteit van de data te kunnen verifiëren en om te bewijzen dat de gehele klinische studie volgens GCP verloopt.

De trial master file is opgebouwd uit twee delen. De sponsor trial master file, alle documenten verkregen en opgeslagen door de sponsor, en de investigator site file, alle documenten verkregen en opgeslagen door de site.

Momenteel worden nog veel investigator site files bijgehouden op een papierenversie. Echter zien we een shift om over te schakelen naar een elektronische manier van opslaan en werken. Een elektronische investigator site file brengt vele voordelen met zich mee: minder papier, minder opslagplaats nodig, makkelijker werken, het faciliteren van remote monitoring etc.

Om de verschillende sites en andere betrokkenen bij klinische studies te ondersteunen in de overschakeling van een papieren versie naar een elektronische versie of het beoordelen van het huidige elektronisch systeem heeft de DKWO-werkgroep de minimale eisen waaraan een elektronische investigator site file aan moet voldoen opgenomen in een aanbevelingsdocument.

Remote monitoring van klinische studies

Monitoring is van toepassing op al het onderzoek dat onder de reikwijdte van de WMO valt.. Veelal gebeurt deze monitoring door de deelnemende sites te bezoeken (on-site), waarbij wordt gecontroleerd of de ingevoerde data overeenkomt met de data opgenomen in de source (veelal het elektronische patiëntendossier). Dit proces noemt men source data verificatie. Het monitoren gebeurt in opdracht van de sponsor van het onderzoek. Clinical Research Oranisation (CRO) worden vaak ingehuurd om deze monitoring te verrichten.

Bij remote source data verificatie wordt de monitoring niet on-site verricht maar wordt er op afstand (off-site) ingelogd in het elektronisch patiëntendossier en de database om de ingevoerde gegevens te controleren.

De DKWO-werkgroep heeft een positiedocument opgesteld waarin het pleit voor het toestaan van remote source data verificatie en geeft in dit positiedocument een overzicht van minimale voorwaarden waaraan moet worden voldaan om rSDV te implementeren.

eConsent: praktische aanvulling op CCMO handreiking

Per 1 juli 2022 is het gebruik van eConsent binnen mensgebonden wetenschappelijk onderzoek wettelijk toegestaan. De procedure van elektronische toestemmingsverlening moet worden vastgelegd in het onderzoeksprotocol en worden beoordeeld door een toetsingscommissie. De CCMO heeft in augustus 2022 een handreiking gepubliceerd voor de beoordeling door toetsingscommissies.
De werkgroep Digitalisering Klinisch Wetenschappelijk Onderzoek (DKWO) heeft een praktische aanvulling op deze handreiking gemaakt.

Deze aanvulling geeft stapsgewijs weer wat er nodig is om elektronische toestemming op de juiste wijze te verkrijgen. Tevens worden er aandachtspunten meegegeven voor het gebruik van eConsent binnen multicenter trials en voor indieningen bij de METC.

Met deze tips en adviezen voor onderzoekers, onderzoeksgroepen en instellingen, is de wens van de werkgroep, dat het gebruik van eConsent toegankelijker zal worden binnen het onderzoekslandschap.

Het is een ‘levend document’ dat met ervaringen uit de praktijk kan worden aangepast en aangevuld waar nodig.

Voor meer informatie over de werkgroep en bovenstaande activiteiten kunt u contact opnemen via secretariaat@dcrfonline.nl.

Publicatiedatum: 13 oktober 2023