Wat speelt er allemaal bij de CCMO in voorbereiding op de CTR?

Zoals de opdrachtgevers en verrichters, is ook de CCMO druk met de voorbereiding op de implementatie van de CTR in januari. We interviewen Stan van Belkum (algemeen directeur /secretaris) en Monique Al (hoofd landelijk bureau) over wat de nieuwe regelgeving betekent voor de CCMO.

Even voorstellen

Monique Al werkt al vele jaren bij de CCMO, en is sinds 1 juli hoofd van het landelijk bureau van de CCMO. Monique houdt zich onder andere bezig met de implementatie van de CTR en de MDR in Nederland en de gevolgen hiervan voor het werk van de toetsingscommissies en hun secretariaten.

Na meer dan 20 jaar werkzaam te zijn geweest voor het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG), waarvan de laatste 7 jaar als adjunct-directeur, is Stan van Belkum sinds 1 april 2021 algemeen directeur / secretaris van de CCMO.

Wat zijn de grootste veranderingen voor de CCMO door de CTR?

Monique:

De grootste verandering voor de CCMO is de gezamenlijke beoordeling met andere lidstaten van multinationaal klinisch onderzoek in een gecentraliseerd systeem. De regelgeving gaat bij de beoordeling een grotere rol spelen. Het beoordelingsproces is in de CTR in grote mate van detail vastgelegd, inclusief de tijdslijnen van de diverse stappen. Vanwege de strakke deadlines is een goede voorbereiding en strakke planning belangrijk. Een voordeel is dat je als verrichter weet wanneer je vragen kan verwachten, en er een team kan klaar staan om meteen te kunnen reageren.

Stan:

We hebben natuurlijk geoefend via de Vrijwillige Harmonisatie Procedure (VHP), maar nu krijgen we met de CTR echt met Europa en de andere landen te maken. Die hebben hun eigen cultuur, ook medisch-wetenschappelijk. Dat wordt complex en vraagt, zoals Monique aangeeft, meer detaillering, misschien zelfs wel een grotere mate van bureaucratie. Daarom proberen we als Nederland de praktisch uitvoerbaarheid goed in de gaten te houden.

 

Hoe bereidt de CCMO zich voor op de CTR? Waar zijn jullie in de voorbereidingen?

Monique:

We zijn al jaren geleden begonnen met het beoordelen via de genoemde VHP. Ondanks dat we niet zoveel dossiers beoordeeld hebben via VHP, hebben we wel een goede inkijk gekregen over hoe het straks zal gaan. Ter voorbereiding op de CTR zijn we vorig jaar een nationale pilot gestart met de METCs, om te oefenen met het schrijven van het beoordelingsrapport. Dat heeft veel knelpunten blootgelegd. Daar zoeken we oplossingen voor. Zo hebben we bijvoorbeeld voor de beoordeling van het IMPD de samenwerking gezocht met het CBG.

Het eerste jaar na de implementatie van de CTR kunnen verrichters dossiers op de oude en op de nieuwe manier indienen. We zijn benieuwd wat de indieners gaan doen. Gaan ze allemaal vol indienen volgens de CTR, en dan meteen volledig multinationaal, met deel 1 en deel 2 samen? Of wordt het een mix van alleen deel I en deel I en II samen, of gaat men eerst nationaal en worden andere lidstaten later toegevoegd? Er zijn veel variaties mogelijk. Elke vorm vraagt een eigen aanpak. Daar bereiden we ons als Landelijk bureau zo goed mogelijk op voor.

 

Wat hebben jullie verder nog gedaan ter voorbereiding?

Monique:

Dit voorjaar is vanuit de CTR ook de Implementing Act on Safety bekend geworden. Dit betekent dat er op het gebied van het beoordelen van veiligheidsgegevens ook veel voor de lidstaten gaat veranderen. Zo kun je als lidstaat aangewezen worden om de veiligheidsbeoordeling op je te nemen, per product, niet meer per studie, en op centraal niveau. Dit betekent dat we als CCMO onze systemen moeten aanpassen om deze rol op ons te kunnen nemen.

Voor de technische ondersteuning van de CTR krijgen we de introductie van het Clinical Trial Information System (CTIS) wat door de EMA en lidstaten is ontwikkeld. Iedereen die een rol heeft in een aanvraag voor een klinische studie krijgt te maken met CTIS, van de onderzoeker tot de CCMO en de METCs. Dit vraagt een goede voorbereiding en training. We zijn CTIS Mastertrainer voor de toetsingscommissies in Nederland. We krijgen ook een snelcursus voor de sponsor kant van CTIS. Maar ik wil toch vooral wijzen op het vele trainingsmateriaal dat al beschikbaar is. Raadpleeg daarvoor de websites van de EMA, de DCRF en de CCMO.

Stan:

Vanuit de CTR is de CCMO verantwoordelijk voor het heffen en innen van tarieven. Hiervoor zijn onlangs de tarieven door VWS vastgesteld na overleg met het veld. Zie hiervoor de CCMO-website. Deze tarieven moeten minimaal kostendekkend zijn en kunnen jaarlijks worden aangepast. We zijn nu bezig met het inrichten van het proces van innen van de tarieven.

 

Naast al deze activiteiten voor de implementatie van de CTR en het oppakken van enkele onderwerpen voor de toekomst (bijvoorbeeld patiënten/proefpersonenparticipatie en de afbakening tussen WMO en niet-WMO-onderzoek), moet wel het gewone werk van het beoordelen van studies doordraaien. Dat legt druk op de organisatie.

De samenwerking met alle veldpartijen in optreden en aanpakken van het werk dat nog moet gebeuren is cruciaal. Dat zien we op dit moment gebeuren, partijen werken binnen de DCRF goed samen en met elkaar zien we de urgentie.

 

Verwachten jullie veel werk uit de rol die de CCMO als rapporterend lidstaat kan hebben onder de CTR?

Monique:

Het blijft lastig in te schatten hoe het straks in 2022 echt gaat lopen. Maar op basis van het werk in de afgelopen jaren, wat we horen vanuit de indieners en het voornemen om het werk in Europa gelijkelijk te verdelen, verwachten we ongeveer 70 rapporteurschappen per jaar voor Nederland.

Als rapporterend lidstaat moet je een beoordelingsrapport schrijven, dat wordt gedeeld met andere deelnemende lidstaten. Zij geven commentaren op jouw bevindingen, en dat moet je dan weer verwerken. Er is natuurlijk een verschil of er 2 deelnemende lidstaten zijn of 10. We hebben gezien vanuit de VHP dat ieder lidstaat toch zijn eigen beoordeling doet, en soms niet kijkt welke bevindingen jij had. Dan krijg je soms dubbele bevindingen. Als je als rapporterend lidstaat een commentaar niet opneemt, moet je dat beargumenteren. Dus dat is soms wikken en wegen.

 

Voor de actoren binnen klinisch onderzoek is de VGO momenteel een belangrijk onderwerp, wat gaat de VGO voor jullie opleveren?

Stan:

Onze missie is het beschermen van de proefpersoon in klinische studies, tegelijkertijd willen we een bijdrage leveren aan het stimuleren van klinisch onderzoek. Hiertoe moeten we het onderzoek goed en efficiënt beoordelen. Daarnaast is het van groot belang dat de tijd tussen goedkeuren van de studie en het daadwerkelijk starten van de studie zo kort mogelijk is. Daarbij gaat de VGO, die op 1 november verplicht wordt voor studies met geneesmiddelen, een belangrijke rol spelen. De afgelopen tijd is er op dit complexe onderwerp door alle betrokken parttijen veel overleg gepleegd, werk verzet en voortgang geboekt.

Monique:

Elke instelling voelt een grote verantwoordelijkheid voor de patiënten. De patiënten komen naar het ziekenhuis voor een behandeling, niet voor een klinische studie. Er is een grote regeldruk, en iedereen gaat voor een no-risk beleid. En dat kan natuurlijk niet, geen risico, dus de vraag is hoe dat te managen. We werken hard aan het verder opbouwen van vertrouwen. Vertrouwen dat sommige risico’s al zijn gedekt, en dat die controle door een ander ziekenhuis niet over hoeft te worden gedaan. Daarover zijn we goed met elkaar in gesprek. Ik hoop dat dat uiteindelijk zal voorkomen dat we dingen dubbel doen.

 

Wat gaat de CCMO de komende maanden nog doen om de wereld van klinisch onderzoek voor te bereiden op de wijzigingen in wet- en regelgeving?

Stan:

We werken natuurlijk zelf hard door om als organisatie op 1 februari 2022 klaar te staan voor de CTR. Maar zoals gezegd is gezamenlijk optreden en het samenwerken met veldpartijen, bijvoorbeeld in de DCRF, cruciaal. Samen moeten we ervoor zorgen dat iedereen er klaar voor is. We willen ook de groepen die nu nog wat achter lijken te blijven, bijvoorbeeld de onderzoekers in de ziekenhuizen, zo goed mogelijk informeren en trainen in het gebruik van CTIS.

Monique:

We realiseren dat er veel vragen zijn vanuit het veld. We proberen daar zo goed mogelijk voor klaar te staan. We leveren een bijdrage aan de symposia die de DCRF en de ACRON gaan organiseren. En we zijn op de FIGON dagen aanwezig geweest. Dus we zoeken het contact met de stakeholders om vooral bewustwording te creëren, wel met een pragmatisch insteek.

Verder werken we samen met de DCRF aan een instructie voor onderzoekers. Daarin doorlopen we de levenscyclus van een klinische studie en wordt verduidelijkt wat je wanneer moet aanleveren, en wat de tijdslijnen zijn. We proberen hiermee onderzoekers zo goed mogelijk op weg te helpen. Deze instructie zal in oktober op de CCMO-website gepubliceerd worden.

 

Hebben jullie nog tips voor verrichters en uitvoerders?

Monique

Klinisch onderzoek kan je er niet zomaar meer bij doen. We krijgen een ander systeem, en we krijgen te maken met de CTIS, wat ook het nodige vraagt. Je kan niet zomaar inloggen en je dossier uploaden. Ik zou iedereen willen zeggen, neem de tijd voor een goede voorbereiding en zorg dat je goed georganiseerd bent. Het gaat vooral om bewustwording dat je dit niet meer op een achternamiddag doet.

Stan

Er speelt op dit moment veel rond de implementatie van de CTR. Er moet best nog wel wat gebeuren om straks klaar te staan, maar we zien de uitdagingen, we zijn goed onderweg en we zoeken vooral de gezamenlijkheid. Natuurlijk gaan er dingen fout, maar we gaan er echt komen op 1 februari, mijn verjaardag!