We interviewen Susan van den Berg, die als Clinical Research Manager bij BOOG de VGO succesvol heeft ingezet bij 23 deelnemende centra in Nederland.

Susan is in december 2020 begonnen bij het BOOG Study Center als Clinical Research Manager. Ze heeft een biomedische achtergrond en is gepromoveerd bij de afdeling medische biochemie op het Amsterdam UMC, locatie AMC. Daarna heeft ze een aantal jaar gewerkt als project manager en contract manager bij het Netherlands Heart Institute en de AMC Biobank.

BOOG staat voor Borstkanker Onderzoek Groep en zet zich in voor klinisch borstkanker onderzoek. Het BOOG Study Center is daarin ondersteunend. BOOG is een netwerkorganisatie en kan support geven aan studievoorstellen, bv met het inbrengen van een voorstel bij BOOG werkgroepen voor inhoudelijk advies, of meekijken met het budget voor subsidie aanvragen, of een haalbaarheidsonderzoek in Nederland. Lopende of afgeronde trials krijgen bekendheid in het netwerk via nieuwsbrieven, de BOOG website, de werkgroepen en op onze halfjaarlijkse bijeenkomst: BOOG plenair. BOOG kan ook sponsor-verrichter zijn van multicenter investigator initiated trials (IIT) en coördineert als verantwoordelijke het studie management van het hele traject van de klinische studie.

Hoe hebben jullie je binnen BOOG voorbereid op de nieuwe werkwijze omtrent de VGO?

We weten al zo’n 7 jaar dat de Europese wetgeving rondom klinische trials verandert, en daarbij de procedure rondom de lokale haalbaarheid. BOOG heeft meegedacht over de eerste template als voorloper op de landelijke ‘VGO’ template en deze binnen BOOG voor 2 studies als een soort pilot gebruikt. Daarin stond ook per afdeling zo duidelijk mogelijk aangegeven welke handelingen er binnen het studie protocol gedaan moesten worden, welke hiervan onder standaard zorg vielen en wat extra studiehandelingen waren. Daaronder stond ook per afdeling het beschikbare budget per handeling. Toen we begin 2021 een nieuwe investigator-initiated-trial (IIT) gingen opstarten, heb ik eerst die documenten goed bekeken en ben toen de inmiddels beschikbare VGO template stap voor stap gaan invullen.

Met mijn biomedische achtergrond ben ik nog relatief nieuw op het gebied van klinische trials en moest ik dus leren en uitzoeken hoe deze werkwijze verloopt, of dat nu een oude of een nieuwe procedure was. Met deze open blik klonk het best logisch om eerst te kijken of een ziekenhuis wel geschikt is om mee te doen, voor de indiening bij de METC. Je komt onduidelijkheden of onlogische zaken in het protocol al eerder in het traject tegen, en dat scheelt weer allerlei aanpassingen achteraf. Ook was ik nog erg optimistisch over de korte tijdslijnen.

Als netwerkorganisatie kom je snel in gesprek met andere organisaties die ook bezig zijn met de implementatie van de nieuwe richtlijnen. Zelf ben ik afgelopen jaar gevraagd om bij de CTR taskforce van DORP te gaan, waarin we met collega’s van het trialbureau van het IKNL, het datacentrum van het NKI-AvL en de HOVON, kennis en ervaringen delen rondom de CTR. Het is heel waardevol om korte lijnen te hebben met mensen die vergelijkbare vragen (en antwoorden) hebben.

Kan je uitleggen wat jullie als sponsor doen en nodig hebben om de VGO in te vullen, alvorens deze uit te sturen naar de deelnemende centra?

De VGO wordt ingevuld met de informatie uit het studieprotocol. Als sponsor is het daarom erg belangrijk om een zo-goed-als-definitief gedetailleerd protocol te hebben met een overzichtelijk uitgewerkt assessment schedule. Daarmee kun je kijken wat standaard zorg is, en wat de extra studie handelingen zijn. Als dat duidelijk is, kijken wij nog een keer goed naar ons budget. Bij deze IIT hebben we budget opgesteld per studiehandeling en dat in VGO deel B verwerkt.

(note: in deze situatie is een budget per studiehandeling opgenomen in deel B, maar een globaal budget volstaat hier ook)

Om de deelnemende centra te ondersteunen hebben we een brief met uitleg over de VGO procedure toegevoegd aan die eerste mail met de VGO. In die mail zat naast het protocol ook alvast de patiënteninformatie.

We waren van plan om de centra ruim de tijd te geven om met de VGO aan de slag te gaan. Helaas hadden we zelf nog te maken met een aantal vertragende factoren. We wilden wel graag de geplande METC indieningsdatum halen. Daarom hebben we de centra maar 2 weken de tijd kunnen geven om een getekend deel A terug te sturen. Dit hadden we liever anders gezien en kregen hier uiteraard het nodige commentaar op maar toch is het 16 (van de 23) centra gelukt om hem op tijd terug te sturen.

(note: 2 weken is de minimale tijdslijen welke nodig is om de VGO te ondertekenen)

Gedurende die twee weken hebben we ons best gedaan om snel op vragen te reageren, deze bijgehouden en na een week een frequently-asked-questions document rondgestuurd. In die mail zat ook alvast het draft contract en enkele andere aandachtspunten.

Om een deelnemend centrum vervolgens bij de primaire indiening te kunnen meenemen vroegen wij de volgende informatie retour: een getekend VGO deel A (incl. welke WA-verzekering en polisnr), CV lokale onderzoeker, evt CV van een eigen onafhankelijk arts en  het aantal te verwachten te includeren patiënten.

Wat is jullie ervaring met de VGO tot nu toe?

We zijn erg trots op de deelnemende ziekenhuizen over de snelheid waarmee het ze gelukt is om een getekend VGO deel A naar ons te sturen. Opvallend was ook dat het een aantal centra niet gelukt is goedkeuring te geven binnen 2 weken; dit kwam doordat hier veelal meerdere commissies hun akkoord moeten geven.

Met de VGO verklaart een instelling dat het geschikt is om de studie uit te voeren, maar pas met het tekenen van het contract committeert de instelling zich aan het onderzoek. Toch lijken sommige centra nog moeite te hebben met het tekenen van VGO deel A, want dat voelt ook al als een commitment. Voor het contract maken we gebruik van de CCMO template.

Uit de vragen bleek wel dat veel centra de interne routes nog niet hadden aangepast. Ze stelden goede vragen en waren daarna ook flexibel en dachten mee wat wel mogelijk was in deze overgangssituatie. Wij werden bv om documenten gevraagd die nog niet beschikbaar waren, zoals het ABR formulier (deze gaat zelfs helemaal verdwijnen voor studies met geneesmiddelen), of vragen over het terugsturen van VGO deel B (niet terugsturen, dit is voor intern gebruik) of om de METC goedkeuringsbrief voor het tekenen van het CTA (het CTA zou al getekend moeten kunnen worden voor de goedkeuring van de METC).

 Het schrijven van een goed uitgewerkt protocol kost veel tijd, maar met een goed protocol en budget is het opstellen van het VGO document zelf niet veel werk. Nu zit er nog wel werk in het structureren en uitleggen welke documenten wanneer nodig zijn.

Door met de VGO te werken kunnen de deelnemende centra snel opstarten na de goedkeuring van de METC.

Wat is de grootste uitdaging gebleken bij het implementeren van de VGO in jullie bedrijfsproces?

We hebben wel even goed moeten kijken welke documenten wanneer prioriteit hebben en daar een planning mee gemaakt. De uitdaging zit vooral in de tijdslijnen. Vooral als een indiening straks via CTIS gaat. Je kunt zelf wel prioriteit geven aan de studie, maar vaak zijn er zoveel partijen betrokken bij een trial waardoor je ook sterk afhankelijk bent van de tijd die anderen eraan kunnen besteden.

Wat betreft de VGO is de uitdaging voor deelnemende centra denk ik groter, vooral bij een studie waar veel afdelingen bij betrokken zijn. Het is dan lastig om van iedereen een akkoord te krijgen in korte tijd.

Heb je een tip voor andere sponsoren en voor ziekenhuizen tav de VGO?

Een leerpunt voor ons was om tijdig aan te kondigen wanneer de VGO en ondersteunende documenten rondgestuurd zouden gaan worden. Dan worden ze verwacht en kunnen de centra intern een heads-up geven bij de betrokken afdelingen en tijd reserveren om ermee aan de slag te gaan.

Ik hoop dat het lukt om landelijk dezelfde templates te gebruiken, en dat niet iedere sponsor/trial bureau/instelling met extra documenten komt of bv deel B van de VGO template intern vertaalt naar een eigen template. Om de snelheid erin te houden is het van belang om dezelfde werkwijze te hanteren. Als sponsor zou het bv heel veel tijd kosten om voor elk centrum een andere werkwijze te moeten hanteren en die tijd krijgen we niet in deze nieuwe procedure. Als er toch informatie mist op het VGO document, dan kan dit misschien op de landelijke template worden aangepast. We moeten dit met alle betrokkenen in heel Nederland samen doen.

(note: als er informatie mist op het VGO document, gelieve dit door te geven aan de DCRF werkgroep ‘Lokale Haalbaarheid’ via secretariaat@dcrfonline.nl)